從傳統意義上來說，專案管理的特點是嚴格的方法和嚴格的控制。但隨著生成式人工智能技術的出現，我們正處於專案管理方式發生變革的邊緣。

隨著聊天機器人滲透到我們數位生活的各個方面——從銀行到教育再到購物——那些以計劃和運行項目為生的人將期望從我們的專案管理解決方案中獲得同樣的智能、易用性和實時解釋。

這篇文章詳細介紹了當今專案管理轉型的技術及其優勢。那些認為生成式人工智能只是曇花一現的供應商將看到他們的客戶轉向更複雜、對客戶更友好的解決方案。

專案管理不再只是管理項目：而是引導您的組織走向由智能技術和卓越戰略定義的未來。

聊天機器人的力量 

聊天機器人已經存在一段時間了。使用它們就像行走在黑暗的森林中，只有手機的手電筒來引導您。如果偏離了常走的道路，聊天機器人就會把你留在叢林中，無法提供任何相關或有用的信息。  

有了新一代的大型語言模型，可能性就發生了質的變化。將聊天機器人納入專案組合管理軟件中，無需搜索大量文檔來尋找答案。  

聊天機器人不會將用戶引導至冗長且分散的用戶指南的特定頁面，而是考慮所提出問題的上下文和詳細信息，直接提供查詢答案。這使得溝通更加對話化和個性化，從而更好地理解用戶。

例如，當被問及修改專案時間表的方法時，聊天機器人可以直接引導用戶完成整個過程，而不僅僅是指向用戶手冊中的某個部分。 

此外，聊天機器人為用戶反饋提供了一個動態平台。他們可以詢問他們的回答是否有幫助，為產品改進收集有價值的見解。他們回答後續問題的能力可確保為用戶提供全面支持，使用戶能夠繼續執行關鍵任務活​​動。 

生成式人工智能的細緻入微的概括 

生成式人工智能總結大量複雜信息的能力是另一個優勢。

例如，人工智能可以對專案章程提供建設性反饋，評估其範圍、目標清晰度和成功標準。這種自動審查過程可以大大加快項目初始化階段，並避免執行階段的範圍蔓延。

就看板和敏捷開發方法而言，生成式人工智能可以幫助團隊快速理解他們的工作，生成正在進行的活動的純文本摘要，突出主題以及與戰略目標或目標和關鍵結果 (OKR) 的聯繫。

用戶不再需要手動分析每個任務或故事卡，因為人工智能會呈現正在進行的工作及其戰略相關性的全面快照。

生成式人工智能還可以監控自上次登錄或站立以來活動狀態和資源更新的變化，提供有價值的見解，讓每個人都能及時了解最新的專案動態。這有助於確保會議時間花在最有可能影響專案成果的最重要問題上。

專案團隊從頭開始、逐項製定專案計劃的日子已經一去不復返了。

生成式人工智能可以根據團隊、部門或公司之前運行的項目提出專案計劃的工作分解結構 (WBS)。人工智能可以通過檢查過去的類似專案來建議量身定制的專案時間表和資源分配。 

最後，人工智能能夠實時解釋性能指標並將注意力集中在擁擠的儀表板上報告的最大問題上，這將改變遊戲規則。

在這裡，傳統的人工智能/機器學習可以通過建議可採取的步驟來降低風險和提高績效，從而將復雜的數據分析轉化為實際的行動項目來補充這些解釋。了解與每個問題相關的“那又怎樣”以及可能的前進路徑的團隊將能夠每天、每週提高專案績效。

專案管理任務的對話界面 

具有內置生成人工智能的專案管理軟體可以採用對話界面來執行從繁瑣到復雜的任務。

像“今天早上我在AS-143 上工作了兩個小時，並在下午的大部分時間里為它構建了單元測試”這樣的聲明，如果再加上聊天機器人的一些後續問題，就足以填寫考勤卡了。 

用戶還可以創建一個包含簡單請求的圖表，例如“顯示我的開發流程中可能導致我們無法實現戰略目標的差距。” 此類命令繞過多個手動步驟，節省了寶貴的時間並提高了工作效率。

對於不熟悉數據集的用戶，人工智能可能會提出他們自己從未考慮過的觀點。然後，聊天機器人可以解釋該視圖，突出顯示差距並提出降低風險和加強產品管道的步驟建議。

曾經只有經驗豐富的專家和昂貴的顧問的省去，人工智能支持的應用程序配置可以由客戶執行，無需大量培訓。對話式AI允許用戶根據自己的業務領域和項目類型定制自己的應用領域。

例如，通過描述正在進行的項目的性質，人工智能可以建議並創建適當的項目特定元數據字段。用戶可以詢問哪些設置可用於特定的報告、表格或屏幕，查看它們當前的配置方式，並請求修改某些設置以適應特定的用例或要完成的工作。

生成式人工智能和對話界面的結合可以將智能手機和平板電腦變成功能齊全的專案管理工具，使團隊能夠隨時隨地管理他們的工作。用戶可以在旅途中指示他們的人工智能助手“將任務 17 移至第 2 階段”或“將蘇珊分配給 X 項目”。

除了分配任務之外，這些人工智能驅動的語音提示還可以使團隊領導者請求和接收實時更新，例如“向我展示 Project Y 的進度”，從而彌合桌面軟件和日益移動的工作之間的差距世界。此外，人工智能可以幫助制定計劃，就像“安排下週舉行項目審查會議”這樣的聲明一樣，有效地組織用戶的日程安排。

將生成式人工智能集成到移動項目管理中也不僅僅停留在語音提示上。它可以為用戶提供基於文本的智能建議，例如提醒他們截止日期即將到來或建議最有效的順序來完成分配的任務，所有這些都直接交付給他們。 

不要落後 

將生成式人工智能融入專案管理軟件的好處是顯而易見的：人工智能提供了一個對話界面，使各種技術熟練程度的用戶都可以更輕鬆地使用該技術。

重點從理解複雜的軟件轉移到簡單地與人工智能進行對話交互以完成工作。

移動設備成為專案管理工具包的關鍵部分，可加快對最新更新的訪問並簡化審批和更新。實時摘要有助於將會議和對話集中在需要關注的任務和活動上，並檢索資源以加快執行速度並確保高質量的結果。   

您決定採用人工智能專案管理工具意味著對創新、效率和持續競爭優勢的承諾。這是對組織未來的投資、轉型的催化劑以及增長的關鍵驅動力。

簡而言之，專案管理不再只是管理項目。它旨在引導您的組織走向由智能技術和卓越戰略定義的未來。