專案管理方式對於公司來說很重要,隨著企業文化與管理流程的不同,專案管理方式也要做對應,才能達到最佳效果,主流的專案管理類型有三種:
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Toggle瀑布式(Waterfall)
瀑布式專案管理的命名源自於其圖像化如同大自然的瀑布般,由上一層一層流向下,是最常見的專案管理方式也是相當成熟的管理模式,在專案中有不同的階段,通常稱為里程碑(Milestone),彼此間可能會互相關聯、影響,最常使用甘特圖來做管理與檢視,可為任務建立彼此間關聯,若搭配Planview AdaptiveWork 使其能依順序進行排程(時程規劃),上一個任務完成,下一個任務就準備啟動,更能快速為您自動排程,您只需要給定一任務的起訖日期,系統會幫助您自動將關聯任務依照人事行政總處頒布的行事曆做排程,只需片刻您就能知道其他工作的起訖日期。
適合對象?
需求與流程都相當明確的專案就相當適用此方式,典型的例子如政府標案或大型營建工程,從開始至結束都有著明確的流程(一邊蓋一邊改的房子相信也沒人敢住);也因為如此,專案執行時的溝通成本也會相對降低,而變動不大的特性,對於專案人力、成本預測能精準掌控,使用瀑布式能讓所有人在前人的經驗累積下遵循正確的標準流程進行專案,使專案能獲得最大效益。
優點
1.流程完整,確保品質完善
2.能夠清楚人力與資源配置
3.再大型的專案都適合
4.每個階段皆為重要節點,也因此劃分了重要的檢查點
缺點
1.常在階段尾聲才能看出產出的結果
2.無法快速適應客戶需求
3.變動的成本較高
敏捷式(Agile)
敏捷式專案管理,源自於迭代和增量式軟體開發方法,可對專案改變作出靈活的反應,使用看板(Kanban)是其和瀑布式最顯著差異,簡化的流程在應對快速變化的需求時相當適用,當需求尚未明確時,變動性可能會很大,若等到整個階段的尾聲時才看到成果與產品交付,這時才發現錯誤或要改動將會讓你欲哭無淚;因此在確定產品的目標核心後,進行一個短周期(通常為2~4周)的衝刺會議,每次的會議時間必須短暫,會議中要求所有成員一同交流,提高及時修正的能力並逐步朝目標邁進,但若理念未能完全接受敏捷管理,反而會因為大量的溝通產生過大的工作量,也因此敏捷式與瀑布式各有其優缺點,也各自也擁護者。
適合對象?
需求剛萌芽、變動性大、沒有前人的經驗可參考,那將會是一個很適合的方式,最常被新產品研發、資訊系統開發與行銷團隊所採用,透過頻繁的溝通與改善避免問題的累積,保有相當大的彈性以面對頻繁的客戶需求與產業環境快速變更。
優點
1.可以快速了解問題及解決
2.針對客戶需求快速應變
缺點
1.專案較難保留知識庫傳承(對新進員工不友善)
2.需要增加互相溝通的時間
混合式(Hybrid)
混合式顧名思義就是瀑布式與敏捷式的綜合版,依照部門習慣選擇以瀑布式或敏捷式進行,屬於一個彈性的管理方式,能夠互相彌補缺陷,對制度未統一或是因應各部門工作流程不同而有不同管理方式的企業較為友善,實現1+1>2 的效果。
優點
將瀑布式與敏捷式的缺陷彌補掉,滿足各方需求
缺點
使用的工具不同容易造成專案運行上的溝通與管理困難
Planview 專案管理軟體兩者兼具
身為專案管理界的領導者,Planview 專案管理軟體同時兼具了瀑布式與敏捷式的管理,更能依照企業不同的需求來做客製化的調整與變動,也因此可以解決以上類型的缺點,讓一項工具能適用於各種不同的行業、部門或需求,讓您可以輕鬆定義一套自己公司的專案管理流程。