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Clarizen 專案排程管理

互動式甘特圖(Gantt Chart)

Clarizen 為純雲端系統, 相容各種瀏覽器, 可直接顯示甘特圖, 並可利用滑鼠拖拉排程,相當方便。

多國行事曆

榮獲許多大型國際客戶採用, Clarizen提供多國行事曆, 可事先由系統管理員預先輸入一次, 所有專案均能適用。跨國企業可輸入多國行事曆, 滿足不同國家員工排程需求。

自動排程

即時重新排程, 當您編排好專案計劃(WBS),定義好任務間相依關連後, 只要您移動其中一個任務的日期, 系統將立即依多國行事曆重新排程。

跨專案相依關連

Clarizen允許您建立跨專案相依關連, 對於大型專案之子專案之間的互動與影響有相當大的幫助。

多層次母子專案

您可以建立無限多階層的母子專案關係, 滿足大型專案的需求。

gantt view

Clarizen 專案/社群討論區

極度類似臉書Facebook的討論區

社群功能可提高知識工作者25%效率,因此許多軟體大廠紛紛將社群討論功能加入自家的軟體系統中,Clarizen為其中佼佼者,已導入多年。

企業內部討論,絕對安全

Clarizen通過SOC2 TYPE II 安全認證, 許多國際大型客戶(金融,電子業..)審核通過而採用, 安全性已無疑慮。企業能在此環境放心地討論專案內容。

知識管理的基礎

在Clarizen討論內容,能快速分享,並在無形中累積企業知識,成為知識管理的重要基石。

討論全文搜索

在Clarizen中的討論內容會被完整的儲存, 不用擔心像Facebook或是LINE等社群工具,討論內容過一段時間就不見了。而且, 您可以在Clarizen上用關鍵字快速找到您需要的內容或知識。

discussion news feeddiscussion on issue

Clarizen 專案警示系統

在專案眾多的企業中, 每個人都十分忙碌, 常常會在會議中才發現, 該完成未完成的工作, 最慘的是該完成而未開始的任務。因此, 若系統能及時提出警告, 就能避免類似的問題發生。Clarizen有許多方式來提醒專案成員。

標準功能 - 系統警示 (Alerts)

高重要度警示: 紅燈警示
   . 排程矛盾, 包含某任務在要徑上
   . 任務已過期
   . 任務超出預算
   . 任務資源未上工 (該資源請假)
   . 專案經理已離職 

 低重要度警示: 黃燈
   . 任務未指派資源
 alerts

自訂報表提醒

專案一般會每週檢討, 檢討會議上會列出延遲任務清單, 會以紅黃燈提示。
report overdue tasks

標準功能 - 每日通告 

Clarizen每天會為每一個人彙整通知事項, 只發一封 Email , 個別提醒每一個人。內容如下:

alert daily

標準功能 - 進度回報通知

 Clarizen提供免費的 Email User, 因此, 全公司的員工均可免費回報任務進度。系統可以設定回報週期(週一到週日), 時間到一到, 系統便會發出通知給當天需要回報的人, 要求他們回報當天的進度。

alert progress update

系統管理員通知 

新增使用者通知

alert new user added

 

自訂通知

Clarizen 為了不讓專案通知變成垃圾郵件, 因此會儘量減少通知 Email 數量。若有特殊通知需求, 可透過客制化來達成。例如: 您可以讓系統在每個任務到期前兩天,個別通知工程師。

notice before task overdue

Clarizen 變更管理

Clarizen 急單插隊跨專案排程

訂單插隊

企業常會因為業務需求, 而有訂單插隊的問題。插隊一句話很簡單, 但是影響深遠。

插隊影響重大

為了這張急單, 工程師必須放下手邊已排定其他訂單的工作,來做這張急單。其他訂單可能會延遲, 其他客戶可能會跳腳。中斷的工作也可能因為工作不連貫, 而產生品質問題。

方面的介面,易於安排插隊任務

cross project scheduling

錄影說明

Clarizen Issue Tracking 

簡介

每個工程師手上都有一些 Issue 正在處理, Issue 若沒有集中管理將會是一個災難。Clarizen 提供 Issue Tracking 的功能, 協助 PM 集中管理 Issue。每個 Issue 有幾個關鍵欄位: 問題編號, 問題描述, 負責人, 到期日,目前狀態,並可自訂其他欄位。

issue list

問題信箱

Clarizen 提供"問題信箱", 您的工程師, 客服, 客戶... 只要把問題 Email 到 "問題信箱", Clarizen 收到 Email 之後, 會立即自動為您新增一筆問題記錄在資料庫中, 免去您繁瑣的問題建檔操作。而且, 能整合貴公司的 support 信箱。

email to caseemail to case 2

問題分析與統計

問題管理的重要性除了協助即時解決之外, 事後的經驗學習(Lesson-Learn)更是企業知識管理的基礎。Clarizen允許您自訂問題分類, 當您累積了一定數量的問題之後, 利用快速的Clarizen報表功能, 即可快速分析出問題原因, 了解 Issue 工作量與衝擊。協助您擬定明年度的問題管理策略, 做好風險管理, 以降低問題處理的成本。

issue by engineerIssue Analysis

Clarizen 專案報表系統

許多專案管理軟體僅僅專注在一個專案的甘特圖,這對專案經理可能足夠了。但對於高階主管,他更關心的是全公司所有專案在許多不同面向的狀態,Clarizen提供了基本的70幾種報表,而且,個別企業一定會需要自訂的特殊的分析報表,因此,一個靈活的報表系統,將會是專案管理軟體的靈魂。

內建70幾種報表

報表大致區分為幾大類, 任務類, 資源類, Issue類, 專案類, 客戶類, 工時表類, 預算成本類..等, 提供管理者詳盡的分析資訊。

自動排程寄送報表

利用Clarizen的報表設計工具,可以自訂報表排程,時間一到,系統便會自動發送給您預先設定好的相關主管或人員。

快速報表產生器

Clarizen 提供一個快速報表產生器的強大工具, 它能讓您在幾分種之內製作一張報表,而且可內含不同角度的分析圖表與目標達成燈號等功能。

report designer

多樣圖表

Clarizen 協助您輕鬆地設計出長條圖, 圓餅圖, 星爆圖, 散點圖, 泡泡圖, 指針圖, 折線圖...等圖表, 您只需要點選適當的參數, 即可立即畫出, 若不滿意, 馬上修改。

report report piereport gaugereport bubblereport v blockdashboard vp

report list

 

Clarizen 專案需求單管理 (可彈性客製化)

需求單集中管理

 IT單位服務四面八方的需求, 須依輕重緩急安排順序, 每張需求單有編號, 負責人員, 期望完成日, 重要度等等分門別類管理。 

approval workflow

需求單位簽核

需求單位大部分為業務執行單位, 須由需求單位主管確認, 簽核後再流到 IT 單位處理。

需求單種類

金融業 IT 一般可分類聯繫單,資料設定, 資料擷取, 軟硬體安裝, 中小型專案, 大型專案...等等類型。

每張需求單對應一個專案

不同需求單須跑不同簽核流程, 衍生的任務亦不同, 因此, 可利用不同專案範本來對應不同需求單, 如此一來, 便能標準化 IT 服務流程, 滿足稽核的需求。

IT 單位簽核

IT單位的分工仔細, 難易不同的需求單, 需要執行與簽核的單位數亦不同。以較複雜的大型專案來說, 須經過下列幾個關卡:
可行性分析 -> BA -> SA -> SD -> PG -> SIT -> UAT -> Launch ...等關卡, 以確保 IT 服務品質。

簽核記錄

 稽核單位十分重視簽核記錄, Clarizen 能詳盡記錄簽核歷史, 以備日後查詢。並可依此產生工期統計報表, 計算 IT 服務績效。

IT服務績效統計

需求單壽命
需求單工期統計
需求單工作量統計 

成本中心, 使用者付費

有了完整的服務流程基本資料之後, 便能輕易地計算需求單位的服務成本, 年度預算時, 便能依據"用量多寡"來估算服務成本

控制需求浮濫問題

 使用者付費, 有據可循, 業務單位便不會浮濫提出需求。 

Clarizen iPhone App

利用 Clarizen Mobile App, 您隨時隨地均能查詢專案狀態,回報進度,回報工時,新增任務,需求,Bug, Issue, 即時記錄, 即時討論, 不用等到回辦公室再做。

Mobile App 支援客製化功能

講到這點, 不得不佩服 Clarizen 的研發能力。一般軟體開發,僅會把標準功能開發好,讓使用者使用。Clarizen允許您自訂按鈕(例如:簽核按鈕), 這功能也能出現在 Mobile App 上。

iPhone , Android 均有 App

Clarizen 提供 iPhone 及 Android App
iPhone App : https://goo.gl/3n7VcV
A
ndroid App : 
https://goo.gl/roqdrZ 

main menu   My task   project list   social discussion   tasks   timesheet task  

Clarizen 專案費用管理

專案費用報支

專案執行過程中有許多費用會發生, 例如: 專案經理到大陸出差一趟, 會有機票,住宿,計程車,誤餐費...等等。Clarizen能讓您記錄詳細的專案費用, 並可連結到任務等級, 讓主管清楚費用是發生在哪一個任務上, 而不是只知道錢花在哪個專案上而已。

費用簽核流程

當工程師申報專案費用後, 有三個角色能簽核認可, 這三個角色分別是: 專案經理, 直屬主管或財務主管。

專案費用統計

個別的報支費用, 會被統計到專案WBS中計算。

expense sheets

Clarizen 專案資源管理

產能不足

新聞上常見高科技公司因產能不足,而把訂單供手讓人。而專案執行遭遇"產能不足"時, 則會造成多專案延遲的連鎖反應, 客戶跳脚, 企業損失難以估計。

關鍵資源瓶頸

專案執行的"產能不足",其實就是關鍵資源瓶頸。功能主管須顧慮到工程師工作量的分派公平性, 並有效率地調度適當的人力。

工作量不透明

但問題就出在, 主管不清楚工作量資訊,只能憑印象判斷誰忙? 誰不忙? 造成勞役不均,能者多勞,但績效奬金卻一視同仁的問題,形成留不住好人才的環境。

資源工作量-量化數據

利用Clarizen的量化資訊, 可清楚地顯示每一個工程師每日的工作量, 並提供跨專案的介面, 讓功能主管輕鬆地調度人力, 支援不同輕重緩急的專案, 尤其在有急單要插隊時, 能事先讓老闆或業務清楚插隊之後的影響。

resource workload

 

分派任務時即時檢視資源工作量

其他專案軟體也提供資源工作量的查詢功能, 但Clarizen更貼心, 可以在指派資源(圖中的小人頭) 的同時, 即時檢查該員在該任務期間是否有空? (紅色代表沒空, 綠色代表有空)

resource avalibility

 

未來資源規劃 (Resource Planning)

大型企業每月會舉行一次資源規劃會議, 針對未來半年到兩年的業務量, 估算需要的人力, 提供給人資單位作為招募人力的計劃。但針對"未來的專案或訂單", 有許多不確定性, 不大可能在還沒拿到訂單前就仔細地規劃WBS及資源分派。

因此,Clarizen提供一個簡單的資源規劃界面, 讓各部門主管能輕鬆地估算所需人頭數, 做好未來專案的人力規劃。

resource planning

製造業運用 Clarizen 管理產品開發專案

萬碼奔騰科技在台灣已輔導許多電子製造業客戶成功導入Clarizen雲端專案管理平台, 管理其OEM/ODM/自製品牌之電子產品開發專案, 控管專案時程, 人力成本, 資源工作量, Issue及 專案日誌…等等 
許多人會好奇, 為何現今大部分製造業已有PDM/PLM系統了, 為何還需要Clarizen雲端專案管理系統? 原因有幾個,
1. PLM太貴,企業內僅有少數人使用
2. PLM太龐大,流程太嚴謹, 以致於綁手綁腳
3. PLM的專案管理模組功能太過陽春, 無法滿足需求

雖然許多企業已採用 PLM 系統, 但許多PM還是用Excel或MS-Project在管理專案進度。
因此, 許多客戶便紛紛選擇Clarizen, 做為企業專案管理系統
 
使用Clarizen有幾個好處:
1. Clarizen不是取代PLM, 而是相輔相成
2. Clarizen易學易用, 快速導入
3. 全員參與專案進度回報, 僅PM及部門主管須付費
4. Clarizen提供免費Email Users, 連客戶,廠商都可回報進度.
5. 跨部門使用, 行銷, 採購, 生管 均可加入
6. 專案管理行動化, iPad, iPhone App, Android App
7. 全自動進度回報機制, 專案經理不需再苦苦開會問進度
 

成功案例

戴爾電腦(Dell)

Dell 美國與台灣同時使用 Clarizen, 管理其產品開發專案進度, Program Dashboards, NRE Cost Management, PCR Analysis, Spending Analysis ...。Dell 對 Clarizen 最滿意的特性就是快速客製化的彈性, 配合萬碼奔騰科技的專業務務, 能滿足瞬息萬變的 Business。

維田科技(Aplex)

 維田科技 (股票代號:6570) 於2016年2月19日正式登錄興櫃。維田創立於2004年,從事工業用電腦產品的研發與製造,主要經營項目為工業電腦、工業系統、工業主機板、工業顯示器等, 擁有多項專利技術,獲得ISO-9001、ISO-14001、TTQS訓練品質等認證,是國內外績優廠商之一。目前在美國、中國設有子公司,為當地客戶提供更快速的服務與支援。

維田科技於2012年成功導入 Clarizen 沿用至今, 針對小量多樣的訂單, 專案進度控管掌握度高, 並用以評估研發績效, 以保持高效能營運效能。  

Clarizen 專案文件管理

直接上傳,無限雲端儲存空間(無限版)

您可以把專案文件上傳到Clarizen儲存, 將專案資訊集中管理, 無限版提供無限空間。

document upload

存放連結網址(URL)

針對大型3D圖檔, 透過上傳到雲端的效率不佳, 一般會在企業內部自建文件管理系統。此時, 您便可利用 URL 的方式將專案任務產出"連結到"企業內部的文管系統。

捷徑

若企業使用網路芳鄰(內部網路共用槽),則可使用捷徑功能。

整合Google雲端硬碟

若企業已採用Google雲端硬碟, Clarizen也與其整合完成。

整合 Box.com

若企業已採用Box.com雲端儲存空間, Clarizen也與其整合完成。

文件檢視器

Clarizen提供線上檢視文件內容的功能(Viewer), 支援的格式有 PDF, Office, Jpg, Gif..等常用圖片格式, 您的手機,平板或PC不須安裝Office軟體,便能立刻檢視文件內容。

紅線註記與文字標示

利用Clarizen Viewer能在文件上做紅線註記與文字標示, 不會更改原始檔案,支援文件簽核。

document management apqpdocument notation

Clarizen 專案管理儀錶板

文不如表, 表不如圖。

高層主管日理萬機,需要能一目了然的圖表,一眼就能了解所有專案狀態。

快速儀錶板產生器

Clarizen提供快速儀錶板產生器,讓系統人員能快速設計各階層主管所需的儀錶板。

版面自由組合

儀錶板的版面可自訂為一欄, 兩欄或三欄式, 每一個方格就是一張報表, 方格數可自由增減, 把最關心的數據放在最顯眼的位置。

dashboard pm leader

dashboard vp

dashboard example1dashboard example2dashboard example3dashboard example4dashboard example5dashboard example6

Clarizen 簽核流程管理

需求單位簽核

需求單位大部分為業務執行單位, 須由需求單位主管確認, 簽核後再流到 IT 單位處理。

簽核種類

可以做到獨簽,會簽,加簽等簽核種類。

每張需求單對應一個專案

不同需求單須跑不同簽核流程, 衍生的任務亦不同, 因此, 可利用不同專案範本來對應不同需求單, 如此一來, 便能標準化 IT 服務流程, 滿足稽核的需求。

IT 單位簽核

IT單位的分工仔細, 難易不同的需求單, 需要執行與簽核的單位數亦不同。以較複雜的大型專案來說, 須經過下列幾個關卡: 可行性分析 -> BA -> SA -> SD -> PG -> SIT -> UAT -> Launch ...等關卡, 以確保 IT 服務品質。

簽核記錄

稽核單位十分重視簽核記錄, Clarizen 能詳盡記錄簽核歷史, 以備日後查詢。並可依此產生工期統計報表, 計算 IT 服務績效。

IT服務績效統計

需求單壽命
需求單工期統計
需求單工作量統計

成本中心, 使用者付費

有了完整的服務流程基本資料之後, 便能輕易地計算需求單位的服務成本, 年度預算時, 便能依據"用量多寡"來估算服務成本

控制需求浮濫問題

使用者付費, 有據可循, 業務單位便不會浮濫提出需求。

 

approval workflow

金融業 IT 單位運用 Clarizen 管理專案

萬碼奔騰科技在台灣已輔導許多金融業IT部門成功導入Clarizen雲端專案管理系統。
IT 在金融行業屬於相當重要的部門,且有相當比例的同仁俱備開發能力。原因是金融業的業務變化相當快速,同時間在開發或維護的系統數量可能有數十套或上百套,因此,IT人員工作量相當龐大,因而也容易出錯,稍有不慎就會有專案延遲,而專案延遲會造成業務損失。因此,許多客戶便發現利用 Clarizen 來管理專案, 相當方便, 導入後各階主管對專案進度的掌握度相當滿意。

成功案例

中華開發金控集團

開發金旗下有凱基證券,凱基銀行...等子公司, 金控為母公司, 有權管理子公司之所有專案, 但子公司只能管理自己的專案, 不能存取其他兄弟或母公司的專案。開發金評選後發現 Clarizen 是最能滿足開發金需求的專案管理軟體, 經過半年的努力, 在 2017 下半年成功導入 Clarizen, 而且相關主管均十分滿意。

凱基證券

早在2012年便導入 Clarizen, IT 專案管理行之有年。當年未使用 Clarizen 之前, 主管想知道專案進度只能把當事人找到會議室請他報告, 上百個專案進度很難掌握, 導入 Clarizen 之後, 在 Clarizen 專案管理儀表板或報表中, 隨時都能掌握每一個專案的進度及其 Open Issues。另外, 凱基證海外子公司(泰國,香港) 亦導入 Clarizen, 台灣總部能輕易掌握海外子公司的專案進度。

凱基銀行

執行大型專案控管,大型專案之下有許多子專案在進行,萬碼奔騰協助客製化了專用的紅黃燈號以及專案進度監控報表, 並對於 Clarizen 能自動套表產生專案進度簡報(PPT) 的功能相當滿意。

巴黎管理顧問股份有限公司

巴黎管顧係由BNP Paribas Assurance(法國巴黎保險)獨資設立於台灣之管理顧問公司。目前服務巴黎人壽,巴黎產物及合庫人壽,未來會擴展其服務至法國巴黎保險亞洲區之其他相關公司。旨在透過標準化流程與最佳營運模式之分享與整合,以協助其服務對象達成降低單位營運成本及營運效益最大化之目標。很榮幸 Clarizen 擔任其中之重要角色。

當初在評選專案管理軟體時, 其實法國總部有類似軟體, 但巴黎管顧堅持採用 Clarizen, 因為他們詳細比較之後, 發現唯有 Clarizen 才能達成他們對需求管理, 簽核流程, 標準化服務流程, 工時管理, 資源工作量管理, SLA, 報表, Security 及 彈性客製化的要求, 2015年成功導入後, 持續執行 Enhancement, 為萬碼奔騰科技之重要客戶之一。

Clarizen 專案範本 - IT行業

可自訂多種專案範本

IT的服務種類繁多, 但仍可做大致分類, 可製定標準服務流程, 步驟,工期及先後順序, 把服務流程標準化。

IT行業常用範本(參考用)

template listtemplate majortemplate data extraction

Clarizen 工時表管理

每人每週有 8h x 5d = 40h 的工作時間, Clarizen 提供工時表功能, 能讓工程師詳實記錄他的工時花費在哪些任務上面。十分適合高薪顧問或工程師的工時管理。

工時表回報

如下圖右側, 橫軸為週一到週五, 縱軸為專案任務, 工程師須回報工時在任務上, 合計須接近40個小時。

碼錶計時

Clarizen在網頁及Mobile App上均提供碼錶計時功能, 能自動計算在某任務上花費的時間,並直接記錄並回報。

time sheet

工時簽核

工程師提報每週工時後, 須送出給PM或是直屬主管簽核, 主管有權退回修改或核准之。

工時統計報表

timesheet report list

Clarizen 專案範本 - 製造業

專案工具不統一的缺點

許多企業沒有統一的專案控管工具與方法,每個PM各顯神通,有人用 Excel, PPT, Email, Open Project.., 不但分享不容易, 改版後分享更是混亂, 工具不統一, 專案品質當然參差不齊。

利用 Clarizen 制定標準專案範本

利用 Clarizen 專案範本的功能, 預先定義好各式各樣的標準專案範本, 統一專案管理程序, 不論是資深PM或新手PM,均可複製標準範本,用最標準的方法管理專案,專案執行過程中,大家看到的都是最新的專案資訊, 不會有拿錯舊版專案資訊的問題, 達成如期,如質如預算的結案目標。

電子業C流程範本參考

下圖顯示的是電子製造業標準的C流程, 搭配 EE, ME, SI, SW, MP..等子專案, 萬碼奔騰提供專業的顧問建議參考。

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萬碼奔騰科技在台灣已輔導許多電子製造業客戶成功導入Clarizen雲端專案管理平台, 管理其OEM/ODM/自製品牌之電子產品開發專案, 控管專案時程, 人力成本, 資源工作量, Issue及 專案日誌…等等 

許多人會好奇, 為何現今大部分製造業已有PDM/PLM系統了, 為何還需要Clarizen雲端專案管理系統? 原因有幾個,
1. PLM太貴,企業內僅有少數人使用
2. PLM太龐大,流程太嚴謹, 以致於綁手綁腳
3. PLM的專案管理模組功能太過陽春, 無法滿足需求
PLM總結便是, 許多PM還是用Excel或MS-Project在管專案.

因此, 許多客戶便紛紛選擇Clarizen, 做為企業

閱讀全文:Clarizen 電子業解決方案 (backup)