Clarizen 專案警示系統

在專案眾多的企業中, 每個人都十分忙碌, 常常會在會議中才發現, 該完成未完成的工作, 最慘的是該完成而未開始的任務。因此, 若系統能及時提出警告, 就能避免類似的問題發生。Clarizen有許多方式來提醒專案成員。

標準功能 - 系統警示 (Alerts)

高重要度警示: 紅燈警示
   . 排程矛盾, 包含某任務在要徑上
   . 任務已過期
   . 任務超出預算
   . 任務資源未上工 (該資源請假)
   . 專案經理已離職 

 低重要度警示: 黃燈
   . 任務未指派資源
 alerts

自訂報表提醒

專案一般會每週檢討, 檢討會議上會列出延遲任務清單, 會以紅黃燈提示。
report overdue tasks

標準功能 - 每日通告 

Clarizen每天會為每一個人彙整通知事項, 只發一封 Email , 個別提醒每一個人。內容如下:

alert daily

標準功能 - 進度回報通知

 Clarizen提供免費的 Email User, 因此, 全公司的員工均可免費回報任務進度。系統可以設定回報週期(週一到週日), 時間到一到, 系統便會發出通知給當天需要回報的人, 要求他們回報當天的進度。

alert progress update

系統管理員通知 

新增使用者通知

alert new user added

 

自訂通知

Clarizen 為了不讓專案通知變成垃圾郵件, 因此會儘量減少通知 Email 數量。若有特殊通知需求, 可透過客制化來達成。例如: 您可以讓系統在每個任務到期前兩天,個別通知工程師。

notice before task overdue

Clarizen 專案報表系統

許多專案管理軟體僅僅專注在一個專案的甘特圖,這對專案經理可能足夠了。但對於高階主管,他更關心的是全公司所有專案在許多不同面向的狀態,Clarizen提供了基本的70幾種報表,而且,個別企業一定會需要自訂的特殊的分析報表,因此,一個靈活的報表系統,將會是專案管理軟體的靈魂。

內建70幾種報表

報表大致區分為幾大類, 任務類, 資源類, Issue類, 專案類, 客戶類, 工時表類, 預算成本類..等, 提供管理者詳盡的分析資訊。

自動排程寄送報表

利用Clarizen的報表設計工具,可以自訂報表排程,時間一到,系統便會自動發送給您預先設定好的相關主管或人員。

快速報表產生器

Clarizen 提供一個快速報表產生器的強大工具, 它能讓您在幾分種之內製作一張報表,而且可內含不同角度的分析圖表與目標達成燈號等功能。

report designer

多樣圖表

Clarizen 協助您輕鬆地設計出長條圖, 圓餅圖, 星爆圖, 散點圖, 泡泡圖, 指針圖, 折線圖...等圖表, 您只需要點選適當的參數, 即可立即畫出, 若不滿意, 馬上修改。

report report piereport gaugereport bubblereport v blockdashboard vp

report list

 

Clarizen 簽核流程管理

需求單位簽核

需求單位大部分為業務執行單位, 須由需求單位主管確認, 簽核後再流到 IT 單位處理。

簽核種類

可以做到獨簽,會簽,加簽等簽核種類。

每張需求單對應一個專案

不同需求單須跑不同簽核流程, 衍生的任務亦不同, 因此, 可利用不同專案範本來對應不同需求單, 如此一來, 便能標準化 IT 服務流程, 滿足稽核的需求。

IT 單位簽核

IT單位的分工仔細, 難易不同的需求單, 需要執行與簽核的單位數亦不同。以較複雜的大型專案來說, 須經過下列幾個關卡: 可行性分析 -> BA -> SA -> SD -> PG -> SIT -> UAT -> Launch ...等關卡, 以確保 IT 服務品質。

簽核記錄

稽核單位十分重視簽核記錄, Clarizen 能詳盡記錄簽核歷史, 以備日後查詢。並可依此產生工期統計報表, 計算 IT 服務績效。

IT服務績效統計

需求單壽命
需求單工期統計
需求單工作量統計

成本中心, 使用者付費

有了完整的服務流程基本資料之後, 便能輕易地計算需求單位的服務成本, 年度預算時, 便能依據"用量多寡"來估算服務成本

控制需求浮濫問題

使用者付費, 有據可循, 業務單位便不會浮濫提出需求。

 

approval workflow

Clarizen 專案資源管理

產能不足

新聞上常見高科技公司因產能不足,而把訂單供手讓人。而專案執行遭遇"產能不足"時, 則會造成多專案延遲的連鎖反應, 客戶跳脚, 企業損失難以估計。

關鍵資源瓶頸

專案執行的"產能不足",其實就是關鍵資源瓶頸。功能主管須顧慮到工程師工作量的分派公平性, 並有效率地調度適當的人力。

工作量不透明

但問題就出在, 主管不清楚工作量資訊,只能憑印象判斷誰忙? 誰不忙? 造成勞役不均,能者多勞,但績效奬金卻一視同仁的問題,形成留不住好人才的環境。

資源工作量-量化數據

利用Clarizen的量化資訊, 可清楚地顯示每一個工程師每日的工作量, 並提供跨專案的介面, 讓功能主管輕鬆地調度人力, 支援不同輕重緩急的專案, 尤其在有急單要插隊時, 能事先讓老闆或業務清楚插隊之後的影響。

resource workload

 

分派任務時即時檢視資源工作量

其他專案軟體也提供資源工作量的查詢功能, 但Clarizen更貼心, 可以在指派資源(圖中的小人頭) 的同時, 即時檢查該員在該任務期間是否有空? (紅色代表沒空, 綠色代表有空)

resource avalibility

 

未來資源規劃 (Resource Planning)

大型企業每月會舉行一次資源規劃會議, 針對未來半年到兩年的業務量, 估算需要的人力, 提供給人資單位作為招募人力的計劃。但針對"未來的專案或訂單", 有許多不確定性, 不大可能在還沒拿到訂單前就仔細地規劃WBS及資源分派。

因此,Clarizen提供一個簡單的資源規劃界面, 讓各部門主管能輕鬆地估算所需人頭數, 做好未來專案的人力規劃。

resource planning

Clarizen 專案範本 - 製造業

專案工具不統一的缺點

許多企業沒有統一的專案控管工具與方法,每個PM各顯神通,有人用 Excel, PPT, Email, Open Project.., 不但分享不容易, 改版後分享更是混亂, 工具不統一, 專案品質當然參差不齊。

利用 Clarizen 制定標準專案範本

利用 Clarizen 專案範本的功能, 預先定義好各式各樣的標準專案範本, 統一專案管理程序, 不論是資深PM或新手PM,均可複製標準範本,用最標準的方法管理專案,專案執行過程中,大家看到的都是最新的專案資訊, 不會有拿錯舊版專案資訊的問題, 達成如期,如質如預算的結案目標。

電子業C流程範本參考

下圖顯示的是電子製造業標準的C流程, 搭配 EE, ME, SI, SW, MP..等子專案, 萬碼奔騰提供專業的顧問建議參考。

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