【團隊合作】5種提升IT團隊生產力的方法

近年來,隨著科技的快速發展與全球化的影響,專案需求日趨複雜,但是專案預算卻反而受到更多的限制,

儘管許多IT團隊仍是咬牙苦撐、自行吸收,硬著頭皮做下去,都為了與組織或客戶一同達成目標,創造更美好的未來。

然而,想要在業績蒸蒸日上的同時提升IT團隊的效能,並翻轉「工程師=爆肝」的刻板印象,以下5種方法提供給大家。

  • 提供正確的工具

根據非正式統計:『全球約有80%的專案經理所使用的專案管理工具為Excel』,

不可否認Excel的確是一個很容易上手的工具,對於拆解專案工作、資訊彙整、以及報表產製來說,著實有其優勢與便利性,

但是一個過時且不適當的工具,看在身處時代尖端的IT人員眼中,只會顯出PM的不專業與討人厭,

其實換個角度想想,或許PM就知道應該怎麼做了。

對於一個身兼數職的工程師來說(應該沒有人只做一件事吧~泣),他需要的是一個跨專案的雲端平台,

上頭清楚列出各時段的工作負荷量,無須重複估算自己未來可能的空檔,同時讓老闆知道他每天加班趕工的原因,

更重要的是,不想要PM每週親自來「關心」開發進度時,只能「憑感覺」丟出個數字,卻連自己是否能如期完工都不知道。

此外,對於不斷調整的需求與修不完的Bug,能夠統一彙整於平台上,

並清楚列出所有議題,讓團隊成員可以一同解任務,不再孤軍奮戰。

  • 設定適當的目標

設定目標對於任何組織來說都是非常重要的事情,對於IT團隊的重要性更是不言可喻,

然而如何設定適當的目標,對於團隊領導人來說是一門需要深思的課題,

如果把目標設定太低,可能讓團隊成員覺得無趣,也無法提升團隊成員的能力;

但是如果設定過於不切實際的目標,卻容易造成團隊成員的不滿與無奈情緒。

如何在「整體團隊戰力」與「高層主管期望」之間取得平衡,並設定適當的專案目標,考驗著團隊領導人的智慧。

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  • 文件資訊整合術

假使從今天開始,統計每人每天花在非必要工作的時間,相信結果會出乎大家想像,

一天工作八小時中,可能有20~30%的時間都浪費在尋找相關文件、紀錄、或是e-mail,

透過雲端的方式,將專案及任務相關文件整合進行關聯,

讓團隊成員在了解任務的過程中,可以輕易取得合約、會議記錄、工作說明書、需求文件...等,

甚至可直接於線上發起群組討論,不必再浪費與客戶確認需求的書信往來時間,

並且可將討論結果統一收整於單一平台上,當資訊得以順暢流通,自然工作效率便能大幅提升。

  • 提出富意義的回饋

任何人都希望得知主管對於自己工作狀況的看法,無論是好或壞,

因此,儘管身為領導人的你手上有再多的事情需要處理,都要切記把這件事情列為優先辦理的事項之一。

及時的意見回饋有助於提升團隊成員的工作效率,對於能力較好的成員來說,可以讓其保持熱情,

而對於能力稍弱的成員,更能提供一個改善的機會,以避免鑄下難以挽回的錯誤。

此外,更需注意的是給予回饋的方式與地點,應儘量選擇在公開場合褒揚團隊成員,

而指正錯誤則是較適合私下討論,以避免造成團隊成員的內心陰影。

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  • 保持彈性與靈活度

天底下沒有任何專案是完全相同的,自然也不可能有適用於所有專案的做法,

對於不斷隨著環境變化的IT團隊來說,需要的是保持彈性與靈活性,以配合不同專案管理方法,

包含敏捷式、瀑布式或其他方式,而更重要的是需要一個可配合團隊隨時調整作業方式的平台,

不必因為專案管理方式不同而需切換工具或平台。