【專案管理軟體】你還有更重要的事情要做,做報表這種事,交給Clarizen就好!

如果有機會訪問PM「你覺得工作中最討厭的部分是什麼?」,相信很多專案經理都會說:『做報告』

無論是蒐集工作進度、確認專案狀態、釐清預算情形...常常耗了PM一整天的時間,

就只是為了產出一份績效或進度報告,好給主管或客戶一個滿意的膠帶交代

 如果每個月甚至每個星期都必須經歷這土法煉鋼的彙整過程,相信很快就會讓人喪失鬥志,

然而相信所有PM都能理解,這些報告是專案成功的重要因素之一,於是也就只好咬牙撐下去了。

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幸運的是,這種無奈的窘境現在將能迎刃而解,

利用功能完善的『專案管理資訊系統(PMIS)』可以輕鬆產出專案的各種資料,讓PM有更多的時間去處理更重要的事情,

今天跟大家分享的便是如何利用Clarizen的情報彙整功能,產製讓主管與客戶滿意的優質報表,以解決那令人頭疼的報告問題。

  • 最新且即時的專案情報

在專案執行上,資訊的更新是非常重要的,特別是在那些大型專案上,

許多變化來地非常快速,我們常會發現昨天的資訊與前幾個月前的內容大相逕庭,

『雲端』專案管理資訊系統提供了最即時的專案資訊,

讓PM可將重要資訊彙整於『專案儀錶板』上,隨時檢視專案預算、工作進度及其他的重要環節,

並在第一時間將問題反映給團隊成員,以避免造成更大的損失。

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  • 隨心所欲的客製化報表

無論當初花了多少時間設計報告格式,在專案執行過程中一定都會面臨到很多突發狀況,

可能是客戶要求提供額外的資訊,或是主管想進一步了解不同專案間的比較情形,

作為一個專業的PM,必須要有能力可以隨機應變

利用模組化的報表功能,組合、分析、產製出不同目的與受眾的報表,

進一步縮短專案會議的時間,藉此提升整體效率及生產力。

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  • 行動裝置隨時追蹤專案

身為一位專業的專案經理人,頻繁地出差也是非常合理的,

然而最算是身經百戰的PM,相信也無法在出差過程中持續掌握專案中所有最新資訊,

透過Clarizen於行動裝置的App,讓PM與主管們得以『一手掌握』最即時的專案情報,

確保所有需求與議題皆能被處理,並隨時追蹤既定的工作進度,

真正達到『運籌帷幄之中、決勝千里之外』的境界。

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  • 報表匯出以及文件關聯

在專案會議後,通常都會有相對應的後續處理,

此時便能利用Clarizen中強大的關聯能力,將相關文件、紀錄、資料與專案項目進行連結,

如此一來便能大幅降低團隊溝通的門檻,更有利於收整專案資訊,

另外,也能透過Excel的外掛程式,匯出雲端上的專案原始資料,進一步產製更複雜的專案報告。

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透過雲端的專案管理方式,團隊成員能夠第一時間了解客戶的需求與變更;

PM得以即時取得最新進度,並產製相對應的報表;

客戶則能夠隨時追蹤專案整體進度;

主管則可定期審視各專案資源使用情形與預算消耗狀況,

從此,專案管理不再是一件苦差事,

更為組織與客戶創造雙贏的局面,也讓未來的發展更為踏實。

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