bannertit products

(榮獲美國專案管理學會-2012最佳實務獎-優等Gold)

凱基證券-IT雲端專案戰情室建置專案

專案名稱: IT雲端專案戰情室建置專案

專案目標範圍

選擇適當PMIS並快速建置

建立快速反應之專案神經系統

專案管理制度的設計

專案管理行動化

專案團隊人員羅正岳江彥墅林和熹

專案起迄時間: 2011/9/20 ~ 2012/1/20


 

專案背景

企業簡介

KGI凱基證券於1988年正式成立,初期以證券經紀、自營及承銷業務為主,逐步發展成提供多樣化服務的綜合券商。除了


國內轉投資子公司的設立外,經營版圖已拓展到香港、泰國及新加坡等市場;在業務種類方面,亦從傳統證券相關業務擴大至債券業務及各類衍生性商品開發,包括利率衍生性商品、信用衍生性商品、股權衍生性商品及各種結構型商品。

 


資訊部簡介

資訊部人數規模已超越百人,依業務屬性區分為8個小組,經紀業務、自營業務、期貨業務、電子交易、亞太支援、企業後台、維運架構及行政管理。服務與支援的對象,除了 KGI 凱基證券外,也包括了其所投資的期貨、投信及投顧等企業,並因應區域化的營運模式,將服務範圍延伸到海外子公司。台灣凱基資訊部目前維護的系統超過 100 個,除了現行系統的需求外,需同時進行約30個以上的大小專案。


專案目標

成立專案管理辦公室(PMO, Project Management Office) 來統合分析及解決專案大小事,決定了下列關鍵目標。

    • 選擇適當PMIS並快速建置
    • 建立快速反應之專案神經系統
    • 專案管理制度的設計
    • 專案管理行動化

 

專案知識的運用

面臨的挑戰

專案資訊

共享不易

當組織人數達一定程度以上,資訊的傳遞與分享便不是一件容易的事。一般企業每天用狀態會議,日報表,ExcelEmail來分享,了解追踪及控管專案工作及進度。以每人每天處理兩個任務來計算,100人的組織每月至少有 100 x 2 x 20 = 4,000件任務的進度需要追縱,若大家各做各的,若沒有一個共同的溝通平台,可以想見要開多少會議以及多少Email及報告才能達到監控的目的。

專案複雜度

一個專案的大小依時間長短及參與人數而不同。若再加上規格變動及規劃不全而追加的任務,專案在進行過程中,很可能一變再變,最後失控。

專案神經

系統反應緩慢

常見的問題是,我都已經這麼忙了,怎麼還有時間回報進度並整理匯總報告因此,若上級的作風屬於温和派的,通常是睜一隻眼,閉一隻眼,會議少開,報告少寫,屬於無為而治。另一種鷹派主管的做法,就是不斷地要求報告,任務層層下達,進度層層向上回報,屬下疲於奔命。無論鷹派或鴿派,建置一套有效率的PMIS是刻不容緩的事情。

關鍵資源

工作量瓶頸

企業中常見的關鍵資源即是那些能者多勞,天天加班的人。他們是專案進度的原動力,但通常容易過勞,健檢報告會出現大量紅字。

新需求

交期預估失準

許多單位沒有良好的規劃習慣,以致於上級主管在預估交期時會以經驗法則估計交期,但迫於商業壓力下,交期預估通常過於樂觀。若再加上工作量沒有明確的工作量統計,關鍵資源的生活便陷入水深火熱之中。

專案延遲

最後的結果便是專案進度延遲,造成商機的損失。

 

PMIS 選擇要件

市面上專案管理軟體眾多,如何選擇一套適用的專案管理軟體是一門學問。但最重要的因素如下:

Easy to use

由於PMIS是一套廣泛性的系統,涉及的使用者相當多,若是PMIS功能及操作過於複雜,不但對專案進度沒有幫助,反而會增加原有的工作負擔,拖慢專案的速度,增加學習成本。

快速建置

PMIS不是本公司的生財工具,沒有必要再成立一組人馬專門開發及維護PMIS的軟硬體的日常運作,因此,近年來快速竄紅的雲端PMIS便是我們屬意的選擇,因為它可以瞬時上線。

資訊安全

若選擇雲端PMIS,資訊安全是首要問題。因此須選擇有通過安全認證的國際大廠。

客製化彈性

雖然專案管理已是一門通識科目,但各家企業仍有獨特的管理需求,因此,能否快速客製化,以及PMIS本身是否有提供客製化平台也是一個重點考量。

行動專案

管理能力

智慧型手機已相當普及,幾乎人手一支,若是能在手機上也能查看專案相關資訊以及管理專案,則能提高專案管理的效率。

原廠研發能力

各行各業的軟體的研發日新月異,進步是無止境的,軟體會愈來愈好用的。選擇一個軟體一用數年,若是原廠研發能力不足,軟體很容易被淘汰。

參考客戶

大家都不願意當第一隻白老鼠,因此,若有同行已採用,失敗的風險會比較小。最後凱基決定採用萬碼奔騰科技代理的Clarizen雲端PMIS,因為全球已有2,000多家中大型企業採用。廠商表示台灣已有萬泰銀行,保德信,全球人壽,台灣工銀,台達電,旺能,建碁,訊舟,艾笛森光電百容電子..採用。


專案制度規劃

有大型軟體導入經驗的IT主管都知道,若沒有訂定相關制度,在企業內要推動大型軟體的導入,有相當大的困難,而且失敗機率極高。因此,確定PMIS系統後,接下來便開始著手建立專案管理相關制度。

 

專案管理關鍵流程設計

任務的規劃及分派

WBS的規劃是最基礎的工作,也是PMBOK的核心流程,大部分的流程均是從這裡開始的。

工作進度回報

進度的回報是一件對主管重要,對屬下卻是囉嗦瑣碎的事,利用ClarizenEmail全自動回報機制,的確簡化了進度回報的工作。

標準專案範本建置

訂定專案範本是建立SOP的最佳時機,資深的專案經理錦囊中都有幾份常用的WBS,借助這些既有的資料,開會討論後,很快就能訂出標準專案範本了。

工作進度

跟催警示系統

導入PMIS的目的之一便是利用軟體工具的優勢,來輔助日常工作自動化,提高專案執行效率。例如,派工通知,報工通知,任務延遲跟催及警示等等瑣碎的雜事,PMIS都能提供這樣的功能。

 

IPECC五大流程規劃

接下來便是訂定專案管理五大流程中,初期階段必要的工作,因為不可能將42個子流程全部應用上。

起始階段

初期只要求做要需求管理,因為User單位給的需求常常只是一句話:我需要一套XX交易系統。將需求明確化之後再成立專案,能減少日後設計變更的次數

規劃階段

規劃階段,僅要求做好一件事,就是做好WBSWBS可以套用標準範本後再做細部修改,若沒有標準範本,則自己編寫,WBS的任務數量或任務要分解到多細? 先不要求,只要求WBS上的任務交期必須慎重預估。

執行階段

專案成員會定期或不定期收到PMIS的派工通知,回報及警示Emails。專案成員須回報進度,專案經理會儘量讓PlanActual趨近於相同,每周Review與調整WBS是很重要的工作。

派工及

報工通知

這是PMIS最基礎且最重要的一環,必須養成全員回報的習慣。每周只要3分鐘的時間,即能收集到所有專案任務的進度。這的確是一大突破。

警示與提醒

以往專案經理必須像個老媽子般,每天叮嚀跟催,現在PMIS會分擔這個嘮叨的工作,全天候自動發Email跟催。

Issue/Bug/Risk

輸入與管理

PMIS可以管理Issue/Bug/Risk等事項。以往大家會議中,電話中或Email反應的Issue及問題,現在要求都要記錄到PMIS中,以利追蹤及統計。因為Issue/Bug是導致專案延遲的最主要原因,管理好Issue,專案目標的達成率便提高了許多。

監控階段

有了PMIS,節省了做報表的人力,而且報表種類豐富,且數據精準,提供高層決策時有效的參考資料。


 

雲端PMIS主要功能

專案戰情室

PMIS最主要的功能便是”專案戰情室”,它能讓PMO有如”運籌於帷幄之間,決勝於千里之外”的感覺。因為當所有專案都準時回報時,系統上便能反應真實專案世界的狀態。

 

 

專案組合時程圖

這個功能讓小組主管很清楚知道自己組內負責的所有專案組合的主要里程碑期程,一旦Delay,便會出現紅色警示。

 

 

進度監控/差異分析 

里程碑Baseline比較圖,主管可清楚專案變更後的時程差異。

 

 

甘特圖Baseline比較圖

可清楚影響專案時程變更主因。

 

 

資源瓶頸監控

資源工作量檢視可得知每人每天的工作負荷。輕易得知資源瓶頸所在。

 

 

Open Issue/風險監控

在問題彙總表可管理所有Open Issue。

 

 

Lessons Learn

在本公司IT專案的結案,表示系統上線了。原本專案結案需要整理結案報告,現在該有的專案資料已經都在PMIS上,唯一要做的事便是做Lesson Learn的會議, 花一個小時的時間, Review 這個案子的整個過程, 是否有值得傳承下去的優點或值得借鏡的缺點, 做為下一個案子的知識庫。


分享與建議

工欲善其事,必先利其器

成功的專案管理不見得一定需要PMIS,但有了PMIS將會如虎添翼。利用PMIS來建立企業專案管理制度有下列優點:

專案管理自動化

大型專案團隊的專案經理常有做不完的事;一個好的專案經理應有80%的時間用在溝通的事務上。PMIS可以簡化專案團隊溝通的難度,節省大量製作溝通文件的時間,簡化專案經理的處理瑣碎事務的時間,例如:進度詢問與登打,跟催,週報

提高專案團隊效率

由於溝通平台的統一,重覆而瑣碎的事交給PMIS處理,減少開會的時間,團隊成員可以更專注於任務本身,進而提昇整體專案效率。

易於分享資訊與知識

利害關係人的良好關係維護首重溝通,專案資訊的有效分享可以降低錯誤率。

結構化保存專案歷史

PMIS能利用結構化的方式保存專案執行過程的寶貴資訊,作為日後Lessons Learn的知識庫。

專案知識經驗累積與傳承

企業最頭痛的問題之一便是專案經理離職,有時只交接了一顆硬碟就走人,專案經驗石沈大海,新人得重頭學過。有了PMIS則不用擔心這個問題,所有經驗都在PMIS中。

 

Soft Skill 的運用

專案制度及PMIS的推動,其實如同政府在推動大型政策一般,常會有許多阻礙,因此選擇正確的策略,將可以更順利的推動政策。凱基採用的是國父的建國大綱為主要策略。因為,當專案管理制度尚未確定之前,各部門各自為政,格式各有不同,時間方法均不一樣。若方法不對,要求大家配合會造成大家的困擾及反彈。因此,以下面三個階段進行,能有效推動專案管理制度。

軍政時期

兵力解決,由高層及PMO決定如何管理專案,但仍需參考各部門意見。

訓政時期

一黨獨大,由PMO整合各部門意見,若有岐見,以PMO決定為主。

憲政時期

還政於民,等大家上軌道了,便回歸民主,廣納意見,精益求精。

目前凱基PMIS推動成果良好,IT部門全員上線,定期回報進度。計劃進度與實際進度接近,高層對於快速導入一套專案管理系統相當滿意。但仍然需要不斷地改進,以期達到如期如質如預算達成專案目標的境界。

開發金控資訊-林協理